Cum se calculează costul primar într-un restaurant

21 ianuarie 2020 | Management

Costul primar este un reper important, în funcție de care ar trebui să-ți desfășori activitatea zilnică așa încât să ai o marjă bună de profit, fără ca asta să afecteze calitatea preparatelor pe care le oferi oaspeților tăi.

Mulți proprietari de restaurante se axează pe creșterea vânzărilor ca o metodă de a îmbunătăți marja de profit. Însă reducerea costurilor cu materia primă și forța de muncă poate avea un impact similar, dacă nu chiar mai mare.

Vestea bună este că acest tip de cheltuieli sunt cele mai ușor de controlat.

bisacuiti cu cifre si semnele adunarii, pe foaie de matematică, imagine reprezentativă pentru cum se calculează costul primar

Spre deosebire de costurile fixe (precum chiria lunară), costurile primare (adică costurile cu materia primă și cu forța de muncă) sunt dinamice. Drept urmare, dacă nu urmărești cu atenție cheltuielile pe care le implică aprovizionarea și personalul, lucrurile ar putea scăpa de sub control.

Spre exemplu, de la o lună la alta poți înregistra o creștere la nivelul cheltuielilor cu materia primă ca urmare a măririi prețului la anumite ingrediente, din cauza unei comenzi prea mari (și implicit a risipei care apare) sau a unor noi preparate din meniu. Similar, costurile cu forța de muncă pot crește dacă managerul restaurantului le-a permis angajaților să lucreze mai multe ore peste program, spre exemplu.

Din fericire, poți ține aceste costuri sub control – dar numai dacă le urmărești și iei anumite măsuri pentru a le diminua.

Ce procent din vânzări ar trebui să reprezinte costul primar?

Atât cheltuielile cu mâncarea, cât și cele cu forța de muncă, variază de la un tip de restaurant la altul. În cazul restaurantelor full-service (clasice), procentul din vânzări al costului primar va fi mai mare decât în cazul restaurantelor cu servire rapidă. La fel, un restaurant de fine dining va avea un cost mai mare cu forța de muncă, pentru că sunt mai multe preparate care se gătesc chiar în bucătăria localului. Calitatea mâncării și a serviciului oferit, prețurile preparatelor și orele de funcționare – toate au un impact asupra costului primar, ca procent din vânzări.

Teoretic, costul direct al unui restaurant de succes ar trebui să reprezinte aproximativ 60% din valoarea vânzărilor de mâncare și băutură. Într-un restaurant full-service, costul primar va reprezenta un procent ceva mai ridicat (60-65%), decât în cazul unui restaurant cu servire rapidă (55-60%).

tabla de scoala neagra, pe care este scris cu creta alba cuvantul costs, cu litere de tipar
Dacă te situezi în limita procentelor de mai sus, presupunând că îți gestionezi eficient restul afacerii, ar trebui să înregistrezi profit.

Cum calculezi costul primar?

Costurile primare reprezintă cea mai mare parte din cheltuieli. De aceea, este important să știi cum să le controlezi.

Formula este următoarea:

Costul Bunurilor Vândute (CoGS) + Costul cu Forța de Muncă = Costul primar

Costul bunurilor vândute (al materei prime) reprezintă costul ingredientelor (crude, nepreparate) folosite la preparatele din meniu. Adică, cât te costă ingredientele folosite la prepararea mâncării și a băuturii, într-o perioadă specifică de timp.

Pasul 1: Determină costul bunurilor vândute (al materiei prime)

Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să stabileși o perioadă anume de timp pentru care vrei să faci acest calcul. Spre exemplu, o anumită lună sau săptămână, de referință.

Apoi, pentru a calcula costul total, adună costul materiei prime existente în inventar la început, cu valoarea achizițiilor făcute pe parcursul săptămânii și scade produsele rămase în inventar la finalul perioadei respective. Adică:

  • Costul materiei prime existente în inventar: este costul alimentelor și al băuturii pe care le ai deja în inventar la începutul săptămânii (sau lunii) aleasă de tine pentru a face calculul
  • Produse nou achiziționarte: costul alimentelor și al băuturii pe care le-ai cumpărat în săptămâna de referință
  • Costul inventariului la final: costul alimentelor și al băuturii care ți-au rămas în inventar la finalul săptămânii

Formula de calcul este:

Costul materiei prime existente + cost achiziții noi – cost inventar la final = Costul bunurilor vândute

Spre exemplu, după ce ai făcut un inventar riguros în camera de depozitare, cameră frigorifică și bar, stabilești că valoarea produselor aflate deja în inventar este de 10.000 lei (sumele sunt strict orientative!). Și să presupunem că perioada ta de referință, cea pentru care vrei să faci calcului, este de o săptămână. În acea săptămână, mai achiziționezi produse de 4.500 de lei, iar la finalul săptămânii (după ce faci din nou inventarul), constați că mai ai marfă în valoare de 8.000 de lei.

Pentru a calcula costul bunurilor vândute, folosește formula de mai sus. Ar trebui să arate așa:

10.000 lei (la începutul perioadei) + 4.500 lei achiziții noi – 8.000 lei în inventarul final = 6.500 lei (costul bunurilor vândute).

Pasul 2: Calculează costul cu forța de muncă

Pur și simplu trebuie să stabilești suma pe care o plătești fiecărui angajat, într-o anumită perioadă de timp.  Aceste cifre ar trebui să fie ușor de calculat dacă te folosești de tehnologia modernă pentru a programa turele angajaților. Dacă nu, pur și simplu roagă contabilul să îți furnizeze aceste date – nu uita să îi specifici și perioada pe care trebuie s-o ia în calcul.

De dragul exemplului, vom merge pe un cost cu forța de muncă de 7.000 lei pe o săptămână.

PS: nu uita că pentru a calcula corect costul cu forța de muncă trebuie să iei în calcul taxele, eventuale bonusuri, abonamente medicale și orice alt beneficiu care implică un cost.

Pasul 3: Calculează costul primar și ce procent reprezintă din vânzări

Folosindu-ne de cifrele date drept exemplu mai sus în cazul costului bunurilor vândute și al celui cu forța de muncă, costul primar ar fi următorul (ținând cont de formula pentru CoGS de mai sus):

 6.500 lei (costul bunurilor vândute) + 7.000 lei (costul cu forța de muncă) = 13.500 lei cost primar

Mai departe, te poți folosi de următoarea formulă pentru a determina costul primar ca procent din vânzări:

Formula de calcul este:

Cost primar ÷ vânzări totale x 100 = Cost primar ca procent din vânzări

Să presupunem că ai un venit de 22.000 lei într-o săptămână (din nou, sumele sunt orientative). Folosindu-ne de calculele date drept exemplu mai sus, formula ar arăta astfel:

13.500 lei cost primar ÷ 22.000 lei vânzări totale x 100 = 61,4% (cost primar calculat ca procent din vânzări)

masina de calculat pentru birou, fotografiata de sus, pe fundal roz, imagine reprezentativă pentru cum se calculează costul primar
Cu cât mai des monitorizezi situația costului primar, cu atât mai repede vei putea interveni în cazul în care lucrurile scapă de sub control.

Cât de des ar trebui să calculezi costul primar?

În lumea restaurantelor, nicio zi nu este identică cu alta. Iar atunci când înregistrezi pierderi, nu e cazul să stai s-aștepți sfârșitul săptămânii sau al lunii pentru a identifica ce anume te face să pierzi bani.

Dacă îți calculezi costul primar zilnic, săptămânal și anual, vei avea o privire de ansamblu, dar și o analiză la zi, așa încât să poți rezolva o problemă de îndată ce apare, înainte ca lucrurile să scape de sub control.

Poate pare complicat, consumator de timp, dar este o componentă necesară dacă vrei să ai un restaurant de succes.

Cum să menții costul primar la un nivel scăzut

Dacă vezi că procentul din vânzări reprezentat de costul primar a crescut prea mult, stabilește o limită de timp și urmează următorii pași:

  1.  Setează un obiectiv

Spre exemplu, definește care este procentul costului primar pe care vrei să-l atingi până la finalul anului și fă-te direct răspunzător pentru asta. În loc să fii evaziv, determină clar un procent. Spre exemplu:„Vreau ca procentul costului primar să scadă de la 72% la 62% în următoarele 7 luni”.

  1. Monitorizează costurile

Adică monitorizează costul bunurilor vândute și cel cu forța de muncă cel puțin o dată pe lună. Astfel nu e nevoie să aștepți un an ca să-ți dai seama că ar trebui să modifici meniul.

  1. Schimbă meniul

Atunci când pui la punct un meniu nou, încearcă să incluzi produse care să fie de impact, dar care să implice și un cost mic (ne referim aici la costul bunurilor vândute). Dacă observi că vânzările scad, poate e timpul să ajustezi porțiile sau să schimbi ingredientele.

Descoperă și care sunt cei mai importanți metrici de performanță pentru un restaurant, și cum îi calculezi.
Succes!